01-08-2009, organiseren werkt!

In de vorige Special Office heeft u kunnen lezen over het belang van een goede basis. Met de juiste randvoorwaarden kunt u uw werk goed en met plezier doen. Deze randvoorwaarden zijn onder andere een goed georganiseerde ‘werkplaats’, een duidelijke werkwijze, een praktische werkplanning en ten slotte het juiste gedrag. Nu kunnen we aan de slag.

De handen uit de mouwen. Actie!

Het ‘verbouwen’ van de werkplek en werkorganisatie is de volgende fase. U gaat nu op gestructureerde wijze stap voor stap een solide basis voor een flexibele werkwijze vormgeven. Tijdens een Organizing sessie kunt u in korte tijd orde op zaken stellen en de baas worden over uw werkzaamheden en werkomgeving. Bent u klaar om de handen
uit de mouwen te steken?

Voorbereiding

Voordat u aan de slag gaat, is het van belang dat u goed voorbereid te werk gaat. Maak tijd vrij. Neem minimaal een halve dag of nog beter... een hele dag. Krijgt u niet alles
op orde in één Organizing sessie plan dan meer tijd, totdat u helemaal klaar bent. Misschien heeft u hulp nodig van een professional of van iemand die assisteert met hand- en spandiensten. Instrueer deze persoon zodanig dat deze zich niet inhoudelijk met uw keuzes bemoeit. Zorg dat u uitgerust bent op de dag van de Organizing sessie. Organiseren is volop keuzes maken en dat kost behoorlijk wat inspanning. Zorg ervoor dat uw telefoon is doorgeschakeld en dat u tijdens de werkzaamheden echt ongestoord kunt werken. Zorg er ook voor dat er papier- en afvalbakken in de buurt zijn voor het afvoeren van alles wat u niet meer nodig heeft. Geniet van de geplande sessie en vooral van wat het u gaat opleveren! Ruimte en overzicht maken Ik werd gebeld door Erik, eigenaar van een ontwerpbureau met vijf man personeel. Zijn kantoor bevond zich op een zolderkamer met veel te weinig ruimte. De vloer lag vol met dossiers en de boekenplanken waren tot de nok gevuld met opdrachten, al dan niet afgerond. Er lag zoveel werk op de bureaus dat de status van bepaalde werkzaamheden niet meer
helemaal duidelijk was. Klanten die het meest om aandacht vroegen, kregen prioriteit. Erik voelde zich opgejaagd en wilde zelf weer de regie van zijn bureau in handen krijgen en houden. Hij wilde meer ruimte op de werkplekken en overzicht over de lopende opdrachten. Er was volop werk en dus was er behoefte aan meer structuur in de werkwijze, de taakverdeling en in het klantenarchief. Met een verhuizing naar een groter kantoor in het verschiet wilde Erik een nieuwe manier van werken introduceren. Het zogenaamde Clean Desk Policy, waarbij op het einde van de dag alle bureaus leeg zijn.
Begonnen werd met het archiveren van afgeronde opdrachten van de voorgaande jaren. Dit archief kreeg een plaats op de begane grond. De dossiers die op de vloer en bureaus lagen, kregen een plek op de boekenplanken. De lopende opdrachten werden op prioriteit ingedeeld en er werd in eerste instantie op papier een overzicht gemaakt.
Dit maakte het eenvoudig de werkzaamheden te verdelen en de status aan te geven. Later schafte Erik een computerprogramma aan voor het beheer van zijn opdrachten. Een programma op maat, want Erik had nu overzicht over alle werkzaamheden en de behoeften van hem en zijn collega’s. Er ontstond rust en vooral ruimte. Enige tijd later verhuisde het ontwerpbureau naar haar nieuwe locatie en werd de nieuwe manier van werken daar voortgezet. Nu bent u aan de beurt. Aan het werk! Start de Organizing sessie met uw bureau. U heeft eerder al de gewenste eindsituatie beschreven. Houdt dit eindresultaat voor ogen, dan werkt u met de juiste focus. Ruim op! Maak ruimte, ook voor eventuele woede, verdriet of irritatie. Nu is het moment. Tijdens het doorlopen van paperassen en andere zaken kunt u soms twijfelen. Bij twijfel moet u zaken niet weggooien. Dat kan altijd nog, neem de tijd. Stop alle twijfelgevallen desnoods in een tijdschriftcassette. Bij een ‘tweede ronde’ is het beslissen wat ermee moet gebeuren gemakkelijker. U werkt stap voor stap, want er is geen ‘pil’ voor snel resultaat. Alles heeft aandacht nodig. Scan eerst in grote lijnen de ruimte, het bureau, de laden en de kasten. Zo weet u wat er aanwezig is en wat er eventueel weg kan. Ga tijdens het scannen niet direct aan het werk. Alles krijgt zijn tijd. U heeft nu een overzicht van alles wat aanwezig is en u kunt starten met uw bureau. Tenzij de kamer helemaal vol staat. Begin dan met ‘losse’ zaken op de vloer. Het bureau U heeft werkruimte nodig? Start met uw bureau. Zorg dat u comfortabel achter uw bureau zit. Begin met actuele en lopende zaken. Loop de paperassen stuk voor stuk door en maak keuzes. Dit is de opschoonfase. Stel u bij elk document of item een vraag. Is het nog relevant? Doorgeven of delegeren? Weg? Archiveren? Wat is de eerstvolgende actie? Alle paperassen die weg kunnen,
verzamelt u in een doos. Vertrouwelijke documenten, die versnipperd moeten worden, komen in een andere doos. Neem de tijd voor dit proces. Maak uw keuzes zorgvuldig.
Het proces van bewust keuzes maken is de grootste les. Direct een keuze maken als u bijvoorbeeld een document, brief of tijdschrift in handen krijgt, voorkomt uitstelgedrag.
Een stapel paperassen is bijna altijd een stapel uitgestelde keuzes. Als u structureel direct keuzes blijft maken, krijgt u nooit meer een bureau vol stapels. U denkt wellicht “dit kan allemaal weg!” Stop dan even.Het gaat namelijk niet om het weggooien van zaken. Opschonen is een middel en geen doel op zich. Er moet structuur en overzicht komen. Werk met tijdschriftcassettes om zaken te verzamelen; bijvoorbeeld één cassette voor acties, één cassette voor leesvoer en één cassette voor zaken die gearchiveerd moeten worden. Hierdoor ontstaan overzichtelijke rubrieken. Werk ook met kunststof A4 L-mapjes en gele Post-it notes. Hierop kunt u het onderwerp en een eventuele actie schrijven. En indien nodig ook de datum wanneer de actie uitgevoerd wordt. Schrijven ruimt op in het hoofd, zaken krijgen een naam en een plek. De mantra ‘geef alles een naam en een plek’ zorgt ervoor dat alles een duidelijke plek krijgt. U maakt zaken voor uzelf en voor anderen toegankelijk. Losse kantoorspullen, computerhardware, snoeren, privé-zaken en dergelijke kunt u opbergen in een doosje of een kunststof mandje. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht. Een definitieve plek hiervoor kiest u later. Loop alles door, ook naslagwerken, tijdschriften, installatiesoftware, hardware, CD-roms, DVD’s en dergelijke. Ga door tot aan de paperclip! Op het eind van de sessie kunnen zaken in de tijdschriftcassettes op prioriteit worden ingedeeld. Wat het eerst aandacht nodig heeft, kan vooraan staan. Zo is informatie gemakkelijk over te dragen.Gaandeweg werkt u alle stapels, postbakjes en lades door. U maakt schoon schip, want u heeft alles gezien en over alles keuzes gemaakt. U weet nu wat u allemaal heeft en heel concreet, wat er nog aan werkt ligt.

De vloer

Liggen er zaken op de vloer? Doe alles weg wat weg kan. En geef alles wat relevant is een plaats. Houd de vloer vrij. Een lege vloer is een stuk veiliger en kan goed wordenschoongemaakt. Niemand kan meer struikelen over dozen of stapels. Een opgeruimde vloer is ook in het belang van uw imago. Het oog wil ook wat!

De kasten

Neem alle kasten door. Werk van boven naar beneden, van links naar rechts. Plank voor plank. Haal niet de hele kast leeg. Dan verliest u gemakkelijk het overzicht. En wat goed
is, moet u niet veranderen. Bij tijdschriften moet u een bewaartermijn vaststellen. Onnodige tijdschriften, naslagwerken en kranten doet u weg. Loop op deze wijze alle ruimtes en kasten door, stap voor stap.

Digitale informatie

Veel bedrijven en organisaties werken volgens het eerder genoemde Clean Desk principe. Hiermee wordt op bureaus overzicht en ruimte gecreëerd. Het digitaliseren van
informatie is een logische volgende stap. Voordeel hiervan is dat informatie toegankelijk wordt voor meerdere gebruikers. Middels een server, intranet of internet kunnen bestanden en andere informatie beschikbaar worden gemaakt. Al dan niet voorzien van een wachtwoord voor toegang.Als ook hier orde op zaken moet worden gesteld, kan
men denken een Clean Screen Policy in te voeren. Op gestructureerde wijze moet worden bepaald wat gebruikers of medewerkers nodig hebben om hun werk te kunnen
doen. Vervolgens kan hiervoor een digitale infrastructuur gemaakt worden. Daarna kunnen de benodigde relevante papieren documenten, contracten, brieven en dergelijke
worden ingescant en in de juiste mappen worden geplaatst. Steeds meer bedrijven zien de voordelen van het digitaliseren van hardcopy informatie zoals brieven, getekende offertes en contracten. Dit zorgt voor geen, of minder, papier op de werkplekken. Geen gezoek meer naar informatie in kasten, ordners of bij collega’s. En dus ook minder heen en weer lopen. Minder kasten vol met ordners en mappen. Minder papierverbruik en minder printkosten. In het begin is het even wennen aan een leeg bureau. Soms krijgen mensen de vraag of ze niets te doen hebben. Hun bureau is namelijk leeg…

Afronden van werkzaamheden

Op het moment dat alle zaken doorlopen en opgeschoond zijn en er overzicht is gecreëerd, kan een definitieve indeling in lades, kasten en andere plekken worden gemaakt. Indien er collega’s aanwezig zijn, is het van belang dat u aan deze mensen de nieuwe werksituatie uitlegt. Loop samen een ‘rondje’ langs alles wat u heeft doorlopen. Hierdoor ontstaat voor de anderen ook duidelijkheid en kunnen, indien nodig, afspraken worden gemaakt over het gebruik en beheer van één en ander. Zorg ervoor dat al het afval direct wordt afgevoerd. Dit werkt inspirerend en motiverend. U kunt daarna aan het werk gaan in een schone omgeving. U heeft nu ruimte gemaakt voor het nieuwe door het oude op te ruimen. Veel werkplezier! Over het beheer van de werkorganisatie en hoe dit op eenvoudige wijze kan plaatsvinden, leest u meer in de volgende Special Office.

Heeft u interesse in dit gratis blad boordevol tips en aanbiedingen?

Meld u zich dan hier aan, bij informatie over graag special office invullen.

Tekst: Germo Bekendam

Special Office • Nr. 5 2009